|
۳- تسلط بر مفاد قرارداد منعقده با پیمانکار خدمات
۴- تسلط بر مفاد قرارداد منعقده با پیمانکار غرفه ها
۵- آشنایی با مفاد شرح وظایف هر یک از پرسنل
۶- نظارت بر حسن عملکرد نیرو های تحت امر بر اساس شرح وظایف تعریف شده و گزارش موارد تخلف به مدیریت امور دانشجویی
۷- آشنایی با آیین نامه کمیته انضباطی
۸- آشنایی با آیین نامه ها و دستور العمل ها و قوانین و مقررات صندوق رفاه
۹- اطلاع از بخشنامه ها و دستور العمل های ابلاغ شده از سوی مراجع مختلف دانشگاه
۱۰- برگزاری جلسات اداری با همکاران اداره به جهت ایجاد هماهنگی میان قسمت های مختلف و تشریح و تنویر مقررات و قوانین مربوط به اداره امور خوابگاه ها
۱۱- انجام مکاتبات اداری با مدیریت امور دانشجویی
۱۲- شرکت در جلسات و سمینارها و کنفرانس های مربوط به مسایل اداره
۱۳- تعریف ساعات اضافه کاری برای پرسنل بسته به نیاز و ابلاغ
۱۴- پیشنهاد برای تصدی افراد در سمت های چارت سازمانی اداره به مدیریت امور دانشجویی
۱۵- برنامه ریزی برای ارتقاء سطح علمی و کیفی پرسنل بر اساس ضوابط و استانداردهای موجود
۱۶- سیاست گزاری کلی اسکان در خوابگاه های مجردی و متاهلی و تعیین سازو کارهای اجرایی آن
۱۷- بررسی نظرات رسیده از کارشناسان مجموعه در جهت ساماندهی اداره
۱۸- انجام نظارت های نا محسوس در دوایر مختلف اداره و بررسی عملکرد قسمت های مختلف اداره از نظر کمی و کیفی و گزارش موارد مختلف به مدیریت امور دانشجویی
۱۹- تدوین و پیشنهاد مقررات و آیین نامه های ثانویه مورد نیاز اداره در شرایط
۲۰- نظارت اولیه بر کارکرد صحیح اینترنت در خوابگاه ها
۲۱- بررسی و ارائه نظر تطبیقی در عقد قراردادهای مختلف مربوط به اداره امور خوابگاه ها در مواقعی که این امر از سوی مدیریت امور دانشجویی در خواست شود
۲۲- تعیین نقاط بحران در امور مربوط به خوابگاه های دانشجویی و معرفی آن ها به مدیریت امور دانشجویی
۲۳- دریافت نقطه نظرات شوراهای صنفی خوابگاه ها و سعی در همسو کردن در خواست های آن ها
۲۴- اولویت بندی امور عمرانی و تاسیساتی لازم به انجام در خوابگاه ها و انجام زمانبندی مناسب جهت اجرای آن ها و پیشنهاد به مدیریت امور دانشجویان
۲۵- سعی در ایجاد همسویی میان سیاست های مدیریت امور دانشجویی و اداره امور خوابگاه ها
۲۶- استفاده از اهرم های تشویق و استفاده از راهکارهای مناسب جهت انجام و تلاش برای جلب نظر موافقت مدیران ارشد معاونت دانشجویی جهت انجام آن ها
۲۷- بررسی مشکلات کارشناسان اداره و سعی در پیگیری رفع آن ها در حد امکان
۲۸- بازنگری مجموعه مقررات و ضوابط و تدوین سازو کار پیشنهادی در جهت به روز آمدی آن ها
۲۹- هماهنگی جهت انجام مرخصی با مدیریت امور دانشجویی از حداقل یک هفته قبل
۳۰- در یافت شکایات مستقیم کارشناسان و دانشجویان و پیگیری آن ها
۳۱- پیشنهاد راهکارهای عملی برای افزایش سطح کیفی خوابگاه ها به مدیریت
۳۲- توزیع و ابلاغ ماموریت های اداری لازم به انجام میان همکاران مرتبط
۳۳- نظارت بر رعایت شئون و شعائر مذهبی و ملی در پرسنل اداره
۳۴- نظارت بر رعایت موارد مصوب در امور فرهنگی خوابگاه ها و گزارش موارد تخلف به مبادی ذیربط
شرح وظایف معاون اداره
۱- حضور در ساعات اداری در اداره
۲- پاسخ به مراجعین سرپرست اداره در زمان عدم حضور وی در اداره
۳- انجام ماموریت های اداری با هماهنگی سرپرست اداره
۴- نظارت بر حسن عملکرد همکاران اداره و گزارشش موارد تخلف به سرپرست اداره
۵- پیش نویس مکاتبات لازم به انجام از سوی سرپرستی و کمک به کارشناسان اداره در تهیه پیش نویس های لازم
۶- نظارت بر کلاسه بندی صحیح مکاتبات از سوی متصدی اسناد و رایانه
۷- مطالعه و تسلط به مجموعه قوانین و مقررات صندوق رفاه دانشجویان
۸- امضای برگه های در خواست کالا از انبار در زمان عدم حضور سرپرست اداره
۹- امضای برگه های تسویه حساب دانشجویان
۱۰- نظارت بر محاسبه صحیح بدهی های دانشجویان در زمینه خوابگاه
۱۱- تنظیم روابط کاری اداره با دستگاه نظارت
۱۲- نظارت بر اجرای صحیح گردش کارهای تعریف شده و عدم استفاده از روش کاری سلیقه ای
۱۳- پاسخگویی تلفن های اداری مربوط به سرپرست اداره در زمان عدم حضور وی در اداره
۱۴- ایجاد هماهنگی میان سرپرست های خوابگاه ها در انجام امور محوله
۱۵- تنظیم روابط اداری اداره خوابگاه ها با سایر ادارات مدیریت امور دانشجویی
۱۶- انجام هماهنگی جهت مرخصی با سرپرست اداره
۱۷- همکاری مستقیم با سرپرست اداره در اجرای برنامه های اسکان
۱۸- همکاری و تعامل با ادارات مرتبط با خوابگاهها در دانشگاه و شرکت در جلسات به تشخیص سرپرست اداره
۱۹- ایجاد هماهنگی و زمانبندی در مرخصی همکاران به گونه ای که انجام امور اداره با وقفه مواجه نشود
۲۰- تطبیق آماری اطلاعات به دست آمده از خوابگاه ها و یا سایر مراجع و استخراج نتیجه نهایی
۲۱- رسیدگی اولیه به مراجعات کتبی و حضوری با موضوعاتی که در شرح وظایف پرسنل نیامده است و موجب سر در گمی در پیگیری آن شده است
۲۲- نظارت بر گردش صحیح روند تمدید کارت و در خواست به موقع سازو کار های مورد نیاز برای اجرای صحیح این موضوع
۲۳- تشخیص ضرورت های تشویق و یا توبیخ پرسنل و پیشنهاد آن به سرپرست اداره
۲۴- انجام موارد درخواستی از سوی مدیریت دانشجویی در زمان عدم حضور سرپرست اداره
۲۵- یاد آوری پیگیری های ادواری در زمان سر رسید به سرپرست اداره
۲۶- نظارت بر رعایت شئون دانشجویی و کارمندی در اداره و خوابگاه ها و گزارش موارد تخلف به سرپرست اداره
شرح وظایف کارشناس امور متاهلی
۱- حضور در اداره در ساعات اداری
۲- پاسخگویی به مراجعین متاهل
۳- امتیاز بندی متقاضیان متاهل برای واگذاری خوابگاه
۴- اطلاع به سرایدار خوابگاه جهت انجام امور مربوط به خوابگاه متاهلی
۵- نظارت به حفظ اموال مربوط به خوابگاه های متاهلی و سلامت ساختمانها
۶- دریافت گزارش تخریب احمالی اموال از سرایداری واحد ها و ارائه گزارش مربوطه به سرپرست اداره
۷- بازدید حضوری از خوابگاه های متاهلی هر ماه یک بار
۸- نظارت بر حسن انجام امور محوله به سرایدار برابر شرح وظایف
۹- محاسبه بدهی دانشجویان متاهل برابر ضوابط صندوق رفاه
۱۰- آشنایی با مقررات مربوط به امور متاهلی که از سوی دانشگاه یا صندوق ابلاغ شده اند
۱۱- ارائه گزارشات آماری از روند اسکان در خوابگاه های متاهلی
۱۲- پیش بینی وضعیت سکونت در خوابگاه های متاهلی و ارائه گزارشات به موقع به سرپرست اداره
۱۳- هماهنگی با دفتر حقوقی و سایر مراجع مرتبط در رابطه با مستنکفین از تخلیه
۱۴- هماهنگی با کارشناس حقوقی مدیریت جهت تعیین راهکار ها و پیگیری امور مستنکفین
۱۵- ثبت دقدیق اطلاعات و مکاتبات و اخطاریه ها و متاهلین در پرونده ایشان
۱۶- تهیه فایل الکترونیکی از پرونده های متاهلی
۱۷- در یافت در خواست ها
۱۸- هماهنگی و تعامل با نمایندگان ساختمان ها و اعضای شورای صنفی خوابگاه های متاهلی
۱۹- بررسی پیشنهادات رسیده در مورد خوابگاه های متاهلی و اعلام نظر به سرپرست اداره
۲۰- ارزیابی عملکرد سرایداران هر ۳ ماه یکبار و ارائه گزارش به سر پرست اداره
۲۱- تشکیل پرونده متاهلین و تطبیق مدارک متقاضیان با اصل م تایید احراز شرایط آن ها جهت واگذاری خوابگاه
۲۲- پیشنهاد بازنگری در ضوابط و مقررات با ارائه طرح کارشناسی شده جایگزین به سرپرست اداره
۲۳- انجام مکاتبات اداری با سرپرست اداره در زمینه های کارشناسی امور متاهلین
۲۴- هماهنگی با سرپرست اداره جهت در خواست مرخصی
۲۵- اقدام جهت هشدار های به موقه مسوولین ارشد در زمینه های کمبود فضای خوابگاه هی
شرح وظایف کارشناس امور خوابگاه مجردی
۱- حضور در محل اداره در ساعات اداری.
۲- نظارت بر رعایت موازین اسکان در خوابگاه های مجردی و متاهلی.
۳- آشنایی با گردش کار امور مجردین در زمینه اسکان .
۴- آشنایی با ضوابط اسکان برابر مصوبه شورای اسکان.
۵- آشنایی با مقررات و ضوابط صندوق رفاه دانشجویان.
۶- نظارت بر اجرای صحیح مصوبه و مقررات صندوق.
۷- تشکیل پرونده و ثبت نام و صدور مجوز اسکان برای دانشجویان واجد شرایط خوابگاهی
۸- محاسبه بدهی فارغ التحصیلان طبق قوانین صندوق رفاه دانشجویان و اعلام بدهی ایشان به صندوق و آموزش .
۹- دریافت مکاتبات اداری انجام شده در زمینه امور مجردی و متاهلی از متصدی امور ارجاع و پیگیری آن ها تا حصول نتیجه.
۱۰- ارائه توضیحات کتبی در ذیل مکاتبات توسط کارشناس امور مجردی و متاهلی در جهت تفهیم پیگیری های انجام شده.
۱۱- راهنمایی مراجعین در امور مجردین در زمینه های مرتبط.
۱۲- انجام مکاتبه اداری لازم با سرپرست اداره در مواردی که روند انجام و پیگیری امور پس از بررسی و کارشناسی و با دلایل مشخصی نا تمام مانده یا با مشکل مواجه شده است.
۱۳- بررسی علل و دلایل احتمالی در کندی یا توقف پیگیری امور رفاهی مجردین و متاهلین و ارائه گزارشات مربوط در زمان های مقتضی.
۱۴- ارائه آمار های مربوط به اطلاعات دانشجویان مجرد در زمان مورد نیاز
۱۵- تطیبق و به روز آوری اطلاعات موجود در زمینه دانشجویان مجرد و متاهل در اداره امور خوابگاه ها
۱۶- انجام ماموریت های اداری در سایر قسمت های دانشگاه و بیرون از دانشگاه در صورت لزوم و پس ار تایید سرپرست اداره.
۱۷- پیش نویس مکاتبات اداره در امور مجردین و متاهلین و جلب تایید رییس اداره و ویرایش نهایی آن برای ابلاغ در موارد لازم به مکاتبه .
۱۸- تطبیق دستورات رسیده با ضوابط و مقررات موجود و اعلام موارد عدم تطبیق به سرپرست اداره
۱۹- تلاش برای شناسایی راهکارهایی جهت کوتاه کردن دست یابی به نتیجه در مکاتبات و مراجعات.
۲۰- بررسی ساختار قوانین موجود در امور مجردین و تعیین نقاط غیر شفاف م تلاش برای شفاف سازی در این موارد .
۲۱- ارزیابی کارشناسی مکاتبات انجام شده مرتبط با امور مجردین و متاهلین و تعیین میزان پاسخگویی مثبت یا منفی آن ها به صورت ماهانه و ارائه گزارش لازم به سرپرست اداره .
۲۲- ارزیابی مراجعات حضوری انجام شده مرتیط با امور مراجعین .
۲۳- تلاش برای شناسایی نقاط بحرانی در امور مراجعین .
۲۴- مطالعه و تسلط به قرارداد تاسیسات خوابگاه –غرفه های خوابگاه –مقررات کمیته انضباطی –خدمات خوابگاه
۲۵- تشکیل جلسات و تبیین کارشناسی مقررات به مسئولین خوابگاه ها
۲۶- پیگیری و پیشنهاد راه های کارشناسی افزایش و ارتقاء سطح علمی مسئولین خوابگاه به سرپرست اداره
۲۷- پیشنهاد راه کارهای تشویق پرسنل شاغل در خوابگاه های مجردی و متاهلی به سرپرست اداره
شرح وظائف سرپرست خوابگاه برادران
۱- حضور همه روزه در دفتر سرپرستی در ساعت اداری.
۲- دریافت و بررسی گزارش روزانه نگهبانی و انعکاس موارد لازم به پیگیری به اداره امور خوابگاه ها.
۳- نظارت بر حسن عملکرد تاسیسات در خوابگاه.
۴- نظارت بر حسن عملکرد خدمات در خوابگاه.
۵- بررسی لیست میهمانان خوابگاه به صورت روزانه و انعکاس موارد لازم به پیگیری.
۶- نظارت بر حسن عملکرد غرفه های خوابگاه (بوفه،خیاطی،لباسشویی و....)
۷- بررسی گزارشات مسئول شب خوابگاه و ایجاد هماهنگی برای پیگیری امور.
۸- بازدید عمومی روزانه از محوطه و طبقات خوابگاه و تکمیل فرم مربوطه .
۹- بازدید از موتور خانه های خوابگاه هر ۲ هفته یک بار(در تمام فصول) و بازدید از کولرهای خوابگاه به صورت هفتگی(در ماه های گرم)
۱۰- بررسی اولیه موارد خاص دانشجویان در زمینه اسکان و یا مشکلات احتمالی رخ داده در میان ساکنین با یکدیگر و یا ساکنین با هر یک از پرسنل خوابگاه.
۱۱- دریافت نقطه نظرات شورای صنفی خوابگاه و انعکاس موارد لازم و ضروری آن به اداره امور خوابگاه ها.
۱۲- ابلاغ نامه های رسیده به دفتر خوابگاه از سوی اداره امور خوابگاه ها به عوامل اجرایی مشغول به کار در خوابگاه.
۱۳- انجام مکاتبات اداری با اداره امور خوابگاه ها.
۱۴- طراحی اولیه اسکان و همکاری در برنامه های مدیریت اسکان در هر سال تحصیلی.
۱۵- همکاری در برگزاری انتخابات شورای صنفی.
۱۶- نظارت بر حسن اجرای امور مربوط به دفتر دار و مسئول شب خوابگاه و گزارش موارد تخلف.
۱۷- بررسی اولیه مشکلات احتمالی پرسنل خوابگاه و پیگیری و انعکاس امور مربوطه.
۱۸- بررسی و اعلام موافقت و یا مخالفت با مرخصی پرسنل تحت امردرخوابگاه .
۱۹- ارائه نظریه چگونگی عملکرد ماهانه تاسیسات به اداره امور خوابگاه ها.
۲۰- ارائه نظریه چگونگی عملکرد ماهانه خدمات به اداره امور خوابگاه ها.
۲۱- ایجاد هماهنگی میان شیفت روز و شب خوابگاه و بررسی و ارزیابی عملکرد ماهانه نیرو های تحت امر و ارسال گزارش ماهانه به اداره خوابگاه ها.
۲۲- معرفی دانشجویان متخلف و مستنکف از قوانین و ضوابط موجود به اداره امور خوابگاه ها.
۲۳- بررسی امور ارجاعی از سوی اداره در دفتر رایانه ای به صورت روزانه و ارائه نتیجه کار محول شده در همان روز.
۲۴- نظارت بر روند کار دانشجویی در تمامی مراحل و انعکاس موارد خلاف ضوابط و مقررات به اداره امور خوابگاه ها.
۲۵- نظارت بر حسن اجرای دستور العمل های اداره امور خوابگاه ها در خوابگاه برادران.
۲۶- انجام هماهنگی قبلی برای درخواست مرخصی با سرپرست اداره امور خوابگاه ها.
۲۷- تهیه، آماده سازی و ارائه آمارهای مورد نیاز اداره از دانشجویان ساکن و یا سایر موارد .
شرح وظائف سرپرست خوابگاه خواهران
۱- حضور همه روزه در دفتر سرپرستی در ساعت اداری.
۲- دریافت و بررسی گزارش روزانه نگهبانی و انعکاس موارد لازم به پیگیری به اداره امور خوابگاه ها.
۳- نظارت بر حسن عملکرد تاسیسات در خوابگاه.
۴- نظارت بر حسن عملکرد خدمات در خوابگاه.
۵- نظارت بر حسن عملکرد غرفه های خوابگاه (بوفه،خیاطی،لباسشویی و....)
۶- بررسی دفتر حضور و غیاب به صورت روزانه.
۷- بررسی گزارشات ناظمه های خوابگاه و ایجاد هماهنگی برای پیگیری امور.
۸- بررسی دفتر چکاپ به صورت روزانه.
۹- بازدید عمومی روزانه از خوابگاه .
۱۰- بررسی اولیه موارد خاص دانشجویان در زمینه اسکان و یا مشکلات احتمالی رخ داده در میان ساکنین با یکدیگر و یا ساکنین با هر یک از پرسنل خوابگاه.
۱۱- ابلاغ نامه های رسیده به دفتر خوابگاه از سوی اداره امور خوابگاه ها به ناظمه ها و یا سایر عوامل اجرایی مشغول به کار در خوابگاه.
۱۲- انجام مکاتبات اداری با اداره امور خوابگاه ها.
۱۳- طراحی اولیه اسکان و همکاری در برنامه های مدیریت اسکان در هر سال تحصیلی.
۱۴- نظارت بر حسن اجرای امور مربوط به ناظمه ها و گزارش موارد تخلف.
۱۵- بررسی اولیه مشکلات احتمالی پرسنل خوابگاه و پیگیری و انعکاس امور مربوطه.
۱۶- بررسی و اعلام موافقت و یا مخالفت با مرخصی پرسنل خوابگاه .
۱۷- ارائه نظریه چگونگی عملکرد ماهانه تاسیسات به اداره امور خوابگاه ها.
۱۸- ارائه نظریه چگونگی عملکرد ماهانه خدمات به اداره امور خوابگاه ها.
۱۹- ایجاد هماهنگی میان ناظمه های خوابگاه او بررسی و ارزیابی عملکرد ماهانه ایشان و ارسال گزارش ماهانه به اداره خوابگاه ها.
۲۰- معرفی دانشجویان متخلف و مستنکف از قوانین و ضوابط موجود به اداره امور خوابگاه ها.
۲۱- بررسی امور ارجاعی از سوی اداره در دفتر رایانه ای به صورت روزانه و ارئه نتیجه کار محول شده در همان روز.
۲۲- نظارت بر روند کار دانشجویی در تمامی مراحل و انعکاس موارد خلاف ضوابط و مقررات به اداره امور خوابگاه ها.
۲۳- نظارت بر حسن اجرای دستور العمل های اداره امور خوابگاه ها در خوابگاه خواهران.
۲۴- انجام هماهنگی قبلی برای درخواست مرخصی با سرپرست اداره امور خوابگاه ها.
۲۵- تهیه، آماده سازی و ارائه آمارهای مورد نیاز اداره از دانشجویان ساکن و یا سایر موارد .
شرح وظایف متصدی اسناد و امور دفتری
۱ –حضور در دفتر اداره امور خوابگاه ها در ساعات اداری.
۲- دسته بندی و آماده سازی مکاتبات رسیده به اداره و ارجاع به هر یک از قسمت های مربوطه.
۳- آشنایی با روش بایگانی مکاتبات عادی .
۴- آشنایی با روش بایگانی مکاتبات دسته بندی شده.
۵- آشنایی با نرم افزار جامع برای ثبت رایانه ای مکاتبات و اسناد.
۶- آشنایی با عناوین اداری موجود و عنوان آن جایگاه به لحاظ اداری و مدیریتی.
۷- نظارت به حفظ سلسله مراتب در تمام مکاتبات رسیده و ارسالی.
۸- ثبت رایانهای مکاتبات رسیده و ارسالی .
۹- انجام دسته بندی صحیح جهت نگهداری و بازیابی اسناد و مکاتبات کاغذی.
۱۰- ارائه اسناد مورد نیاز در زمان مورد نیاز.
۱۱- گرفتن فایل پشتیبان از اسناد و مکاتبات .
۱۲- ارائه شماره مکاتبات به ارباب رجوع جهت پیگیری های بعدی از سوی وی.
۱۳- آشنایی با روش کلاسه سازی و انجام آن در مورد اسناد مرتبط به هم.
۱۴- ارائه گزارش از مکاتبات اداری و یاد آوری مکاتبات به نتیجه نرسیده بایگانی شده.
۱۵- ارائه توضیحات لازم به ارباب رجوع در زمینه چگونگی انجام مکاتبات در صورت لزوم.
۱۶- توزیع متناسب و مرتبط مکاتبات به هریک از همکاران اداره.
۱۷- اخذ دستورات لازم در مورد چگونگی پیگیری یا انجام مکاتبات رسیده از مدیریت یا معاونت به اداره امور خوابگاه ها.
۱۸- تطبیق زمان بندی مکاتبات با تقویم اداری و کاری.
۱۹- بایگانی زمانبندی شده مکاتبات پیگیری نشده از سوی ارباب رجوع یا نامه های با ضرورت پیگیری ادواری در پایان هر ماه .
۲۰- انجام امور محوله و مرتبط با شرح موارد اعلام شده در قسمت ارجاعات .
۲۱- حفظ اسرار و اطلاعات موجود در مکاتبات. |
